はじめに
会話形式の議事録は、発言者ごとの流れが把握しやすく、会議やインタビューの雰囲気ややり取りを正確に伝えます。しかし、情報の要点を整理するのが難しいため、効果的なテンプレートと書き方が求められます。
本記事では、会話形式の議事録やインタビュー記事を読みやすく、実用的にまとめるためのテンプレートを紹介し、そのポイントを解説します。
会話形式の議事録・インタビューの特徴と活用シーン
特徴
- 発言者ごとに内容を整理し、やり取りがそのまま分かる。
- 議論の流れを把握しやすく、質問と回答の関連性が伝わりやすい。
- 編集の負担が大きいため、整理力が求められる。
活用シーン
- インタビュー記事（雑誌、ブログ、広報）
- ビジネス会議の議事録（意思決定の記録、責任の明確化）
- ワークショップやセミナーの内容共有
議事録の2つの形式
会話形式の議事録は、会議やインタビューの内容を詳細に記録できますが、情報量が多く、要点の把握に時間がかかることもあります。一方、要点整理形式は、重要なポイントを抽出し、簡潔にまとめるため、効率的に情報を伝えられます。それぞれの形式の特徴を理解し、目的に応じて使い分けることが重要です。
会話形式
- 特徴: 発言内容を忠実に記録し、議論の流れを把握しやすい。臨場感があり、細かなニュアンスも伝わる。
- メリット: 会議やインタビューの雰囲気を正確に伝えられる。発言者の意図を詳細に記録できる。
- デメリット: 情報量が多く、要点の把握に時間がかかる。編集に手間がかかる。
- 活用シーン: インタビュー記事、詳細な議事録が必要な場合
要点整理形式
- 特徴: 重要なポイントを抽出し、簡潔にまとめる。情報が整理されており、短時間で内容を把握できる。
- メリット: 情報整理の効率化。議事録の作成時間を短縮できる。
- デメリット: 詳細な情報が省略される可能性がある。ニュアンスが伝わりにくい場合がある。
- 活用シーン: 会議の結論を迅速に共有したい場合、簡潔な報告が必要な場合
使い分けのポイント:
- 目的: 詳細な記録が必要な場合は会話形式、効率性を重視する場合は要点整理形式。
- 時間: 議事録作成にかけられる時間に応じて形式を選択。
- 読者: 誰が読むのかを考慮し、理解しやすい形式を選ぶ。
会話形式の議事録・インタビューの書き方のコツ
発言者を明記する
- 名前や役職を初めに記載し、その後は「氏名＋発言内容」を繰り返す。
目的ごとにフォーマットを変える
- インタビューの場合は、質問と回答を明確に分ける。会議議事録では、結論を最後にまとめる。
要点をまとめる補足を追加
- 長い発言の要点は、【ポイント】や【結論】として行間に挿入。
記録精度と簡潔さのバランス
- 必要な部分だけを残し、冗長な発言は「ケバ取り」する。
会話形式の議事録を書く上での具体的なポイント
より分かりやすく、スムーズな議事録を作成するための具体的なポイントを紹介します。
発言者の明記方法
発言者の名前と役職を明確に記載し、誰の発言かすぐに分かるようにします。例：「山田太郎（営業部長）：〇〇について…」
文末表現の統一
文末表現を統一することで、読みやすさが向上します。「ですます調」または「である調」のどちらかに統一しましょう。
会話の流れをわかりやすくする工夫
- 質問と回答の区別: インタビューの場合は、質問と回答を明確に区別し、質問者の名前と回答者の名前を明確に示します。
- 結論のまとめ: 会議議事録では、議論の結論を最後にまとめて記載します。
- 補足情報の活用: 長い発言の要点は、【ポイント】や【結論】として行間に挿入します。
- 箇条書きの活用: 複雑な内容は、箇条書きを使って整理します。
会話形式で議事録を書く際の注意点
会話形式の議事録は、正確性と読みやすさが重要です。以下の点に注意して、分かりやすい議事録を作成しましょう。
発言者の明確化
誰の発言か分かりやすくするために、発言者の名前や役職を明確に記載しましょう。冒頭に氏名と役職を記載し、その後は名前のみで発言内容を記述するのが一般的です。
数字の聞き漏らし防止
数字は誤解を招きやすいため、聞き逃しがないように注意し、必要に応じて確認しましょう。金額、日付、時間など、正確な情報を記録することが重要です。
文体の統一
文体は、「ですます調」または「である調」に統一しましょう。文体が混在すると、読みにくくなる可能性があります。
誤字脱字のチェック
誤字脱字は、情報の正確性を損ないます。記録後には必ず見直しを行い、誤りを修正しましょう。
会話形式のテンプレート例
インタビュー形式テンプレート
[テーマ]：〇〇についてのインタビュー
日時：2024年10月17日
場所：オンライン（Zoom）
インタビュアー：Aさん（メディア編集部）
オブザーバー・サブイタビュアー：Cさん（メディア編集部）
回答者：Bさん（〇〇株式会社 CEO）
インタビュアー：質問1（例：製品開発の背景について教えてください）
回答者：回答1（回答内容）
インタビュアー：質問2（例：市場の反応はどうですか？）
回答者：回答2（回答内容）
インタビュー形式テンプレートを活用した作成例
[テーマ]：新製品「X100」の開発についてのインタビュー
日時：2024年10月17日
場所：オンライン（Zoom）
インタビュアー：山田太郎（編集部）
回答者：鈴木一郎（〇〇株式会社 代表取締役）
山田：本日はお時間をいただきありがとうございます。早速ですが、新製品「X100」の開発背景について教えていただけますか？
鈴木：こちらこそありがとうございます。「X100」は、消費者の要望を反映するために1年以上の市場調査を経て開発されました。特に、操作性とデザインを重視しています。
山田：具体的には、どのような点がユーザーの声に基づいていますか？
鈴木：例えば、「もっと直感的な操作がしたい」という声が多かったので、ワンタッチで使えるインターフェースを採用しました。
山田：開発の過程で何か苦労されたことはありましたか？
鈴木：はい、当初予定していた素材のコストが高騰したため、製造工程を一部見直す必要がありました。ただ、それによって品質が落ちないよう慎重に進めました。
山田：最後に、この製品に込めた想いや今後の展望について教えてください。鈴木：「X100」がユーザーの生活を少しでも豊かにできれば嬉しいです。今後は海外市場への展開も視野に入れています。
会議議事録テンプレート
[会議名]：〇〇会議
日時：YYYY年MM月DD日 〇時～〇時
場所：オンライン（または会議場所の名前）
出席者：氏名・役職（例：田中部長、佐藤課長）
議題：〇〇について
議事録
議題1について
XX：「……..」
〇〇：「……..」
議題2について
XX：「……..」
〇〇：「……..」
ネクストアクション（TODO）
・アクション内容：担当者、期限
・アクション内容：担当者、期限
次回会議予定日：YYYY年MM月DD日 〇時
会議議事録テンプレートを活用した作成例
[会議名]：10月度マーケティング戦略会議
日時：2024年10月17日 10:00～11:00
場所：Zoom（オンライン会議）
出席者：田中部長、佐藤課長、鈴木さん
議題：新商品の市場展開について
田中：まず、新商品の市場ターゲットについて、どのようなエリアに絞るべきでしょうか？
佐藤：関東圏の20～30代をターゲットにするのが適切だと思います。
鈴木：その世代に向けたSNS広告も効果的だと考えています。
【ポイント】SNS広告の導入は検討課題とし、次回会議で詳細を確認する。
田中：次回の会議で予算を含めた具体案をまとめましょう。今日はここまでで。
記録を効率化するためのポイント
音声録音と文字起こしツールを活用する
会話形式は細かな発言を逃さないことが重要なので、音声録音ツールや自動文字起こしツールを使い、あとから修正・編集するのが効果的です。
インタビューAIでは、1時間の音声ファイルをわずか15秒で素起こしでき、その後AIが自動で「ケバ取り」や「整文」も行います。
文字起こしを手作業で行っていて、時間やコストに悩んでいる方は、ぜひ一度インタビューAIなどAI文字起こしツールをご検討ください。
フォーマットを事前に共有する
会議やインタビューの前に、議事録のテンプレートを事前に準備・共有することで、参加者が話す内容の整理がしやすくなります。
発言の要約と詳細を分ける
重要な発言は「要約」を本文に、詳細は【補足】として挿入することで、全体をコンパクトにまとめます。
FAQ（よくある質問）
会話形式の議事録やインタビューに関するよくある質問とその回答をまとめました。
Q1: 会話形式の議事録を書くメリットは何ですか？
A1: 会話形式の議事録は、発言内容を忠実に記録し、会議やインタビューの臨場感を伝えられます。議論の流れや発言者の意図を詳細に把握できるため、後から内容を振り返る際に役立ちます。
Q2: 会話形式の議事録を書く際の注意点は？
A2: 発言者を明確にすること、数字の聞き漏らしに注意すること、文体を統一すること、誤字脱字をチェックすることが重要です。これらの点に注意することで、正確で分かりやすい議事録を作成できます。
Q3: 会話形式の議事録を効率的に作成する方法はありますか？
A3: 音声録音と文字起こしツールを活用し、記録・編集の効率化を図りましょう。テンプレートを活用し、事前にフォーマットを共有することで、参加者が話す内容を整理しやすくなります。発言の要約と詳細を分けることも、効率化に繋がります。
まとめ
会話形式の議事録とインタビュー記事は、発言の流れを把握しやすい一方で、編集に手間がかかるという特徴があります。本記事で紹介したテンプレートや書き方のコツを活用することで、スムーズでわかりやすい記事を作成できます。目的やシーンに応じて形式を使い分け、効率的に記録することで、業務効率も向上します。
まとめ
会話形式の議事録やインタビュー記事は、発言の流れを把握しやすくする一方で、編集に手間がかかるという特徴があります。発言者ごとの記録と要点の整理を組み合わせることで、スムーズでわかりやすい記事が作成可能です。テンプレートを活用し、目的に応じたフォーマットで記録することで、業務効率も向上します。
